■棚卸作業について

　岐阜大学情報連携推進本部では、常勤教職員向けにWeb公開サービスや共有メールボックスなどのサービス（以下、情報サービス）を提供している。

　これらの情報サービス利用者に対しては、毎年年末から年度末にかけて各情報サービス毎に利用継続希望調査を行い、棚卸作業を行っている。

　棚卸作業では、利用中の情報サービスについて次年度も継続して利用することを希望するか否かの意思確認を行い、引き続き利用することを希望した利用者以外の方について、サービス利用の停止処理（アカウント削除等）を実施している。

　今回は一例として、共有メールボックスの結果を掲載する。

■実施方法

　利用継続希望調査実施の時点で、共有メールボックスは485件発行されていた。

　１回目の希望調査は共有メールボックスの管理者に対してメールで通知を行い、Microsoft Formsを利用して作成した回答フォームに回答を記入し、送信する形とした。

　２回目の希望調査は、１回目の調査に対して回答がなかったものを対象に、管理者宛ではなく共有メールボックスのアドレス宛に通知を行った。

　管理者宛ではなく、共有メールボックスのアドレスに対して通知を行ったのは、管理者が気づいていない場合や、何らかの事情により回答できない場合を想定したものである。

なお、2回目の回答方法は1回目と同様の回答フォームから送信する形をとった。

■結果

　1回目の調査では434件（約89.5%）の回答を得た。

　1回目の調査で無回答であった51件に対して実施した2回目の調査では29件（約56.9％）の回答を得た。

　最終的に、継続希望の回答は454件、終了希望の回答は9件、無回答は22件となり、合計31件の共有メールボックスを利用停止・削除することとなった。